Datenschutz

Wir, die VeriTrust GmbH nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Regeln der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die vorliegende Datenschutzerklärung erstreckt sich auf die Nutzung der digitalen Angebote von VeriTrust GmbH einschließlich unserer Social Media Profile über PC, Smartphones, Tablets und alle weiteren internetfähigen mobilen Endgeräte.

Die digitalen Angebote können Links zu anderen Websites dritter Dienstanbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht bezieht.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

VeriTrust GmbH
Aegidiimarkt 7
48143 Münster

Telefon: +49 030 258142444
E-Mail: info@veri-trust.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie ebenfalls dort, mit dem Zusatz „Datenschutz” oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz@veri-trust.de

2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die vertraglichen Verhältnisse abzuwickeln sowie, um bedarfsgerechte Vertragsangebote unterbreiten zu können. Die Erhebung der Daten erfolgt dabei insbesondere zum Abschluss bzw. zur Durchführung eines Vertrages.

Für Ihre Beauftragung benötigen wir mindestens Ihren Namen, wenn vorhanden den Firmennamen, Ihre Adressdaten sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ihre Kommunikationsdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Namen von Ansprechpartnern erfragen wir, damit wir mit Ihnen bei Fragen oder Problemen hinsichtlich der von Ihnen beauftragten Leistung kommunizieren können.

Von unseren Geschäftspartnern und Dienstleistern benötigen wir Name, Adresse und E-Mail-Adresse zum Zwecke der Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie ggf. Kontodaten zur Zahlung der beauftragten Leistung.

Sofern Sie weitere Daten zur Verfügung stellen, nutzen wir diese ebenfalls für vorgenannte Zwecke, auch wenn diese für den Vertragsschluss nicht zwingend erforderlich sind.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

2.2 Login-Bereich

Wir bieten auf unserer Webseite die Möglichkeit, nach entsprechendem Vertragsschluss unseren Service zur Prüfung von Lohn-IDs zu nutzen. Als Benutzername gilt dann Ihre vorab an uns mitgeteilte E-Mail-Adresse, an die wir sodann einen Link versenden, unter dem Sie ein individuelles Passwort vergeben können, welches dann zum Login genutzt wird. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, im Loginbereich das Passwort nachträglich zu ändern.

Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Nutzung des Kundenbereichs nur verarbeitet, um Ihnen die damit verbundenen Leistungen anbieten zu können, die nur registrierten Benutzern angeboten werden können.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Als eingeloggter Nutzer können Sie sodann entsprechend der vertraglichen Vereinbarung Dokumente und Lohnabrechnungen hochladen oder entsprechende Daten händisch eingeben, um unseren Service zu nutzen. Diese Datenverarbeitung erfolgt im Auftragsverhältnis auf Grundlage des zuvor geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags mit uns.

2.3 Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen

Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir Ihre Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und/oder mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Personenbezogene Daten, die Sie uns per E-Mail oder auf anderem Wege mitteilen, werden nur zur Korrespondenz mit Ihnen bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten möchten, haben Sie auf der Website zusätzlich die Möglichkeit, mit nur einem Klick eine an uns gerichtete E-Mail zu öffnen. Hierbei wird als Absender automatisch diejenige E-Mail-Adresse eingesetzt, die mit Ihrem E-Mail-Programm verknüpft ist. Falls Sie nicht möchten, dass Ihre E-Mail-Adresse auf diese Weise abgerufen wird, können Sie dies in den Einstellungen Ihres jeweiligen E-Mail-Programms ändern. Wir verarbeiten Ihre Daten zur Kommunikation mit Ihnen und um auf Ihre Nachricht zu antworten.

Wir haben ein Interesse an der Verarbeitung und ggf. Beantwortung Ihrer Anfrage und die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.

2.4 Cookies

Wir verwenden auf einigen unserer Internetseiten ggf. sog. Cookies, u.a. um Ihnen websitespezifische Leistungen anbieten zu können, Sie bei einem wiederholten Besuch auf unserer Website wiedererkennen zu können, und/oder um unser Angebot an Ihre persönlichen Vorlieben anpassen zu können.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Computer eines Besuchers gespeichert werden und Daten zum jeweiligen Nutzer enthalten, um diesem Zugang zu verschiedenen Funktionen zu ermöglichen. Auf unserer Website werden sowohl Session Cookies als auch dauerhafte Cookies verwendet. Ein Session Cookie wird vorübergehend auf dem von Ihnen genutzten Computer gespeichert, während Sie durch die Website navigieren. Ein Session Cookie wird gelöscht, sobald Sie Ihren Internet-Browser schließen oder sobald nach einer bestimmten Zeit Ihre Session abgelaufen ist. Ein dauerhaftes Cookie bleibt auf Ihrem Computer bis es gelöscht wird. Durch die Speicherung eines Cookies ist gewährleistet, dass Sie nicht bei jedem Besuch Ihre persönlichen Einstellungen und Vorlieben wiederholt eingeben müssen. Das erspart Ihnen Zeit und macht die Nutzung unserer Website komfortabler für Sie.

Wir arbeiten unter Umständen bei einigen unserer Internetseiten mit Dritten zusammen, und daher werden bei Ihrem Besuch einer solchen Internetseite ggf. auch Cookies von Partnerunternehmen auf Ihrer Festplatte gespeichert (Cookies von Drittanbietern). Wir informieren Sie nachfolgend über den Einsatz derartiger Cookies und den Umfang der jeweils erhobenen Daten.

Sie können dauerhaft installierte Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch – falls Sie also den Einsatz von Cookies unterdrücken möchten, müssen Sie möglicherweise Cookies aktiv löschen oder blockieren oder die Speicherung der Cookies durch eine Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Beachten Sie jedoch, dass Sie, wenn Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, unsere Website zwar weiter besuchen können, einige Funktionen jedoch in ihrer Arbeitsweise beeinträchtigt sein könnten.

Wir verwenden notwendige Cookies, die erforderlich sind, um die Erbringung der von uns geschuldeten Leistungen zu ermöglichen oder, um die Funktionalität unserer Dienste zu gewährleisten. Die diesbezügliche Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Datenbearbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erlaubt, sofern nicht die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das Interesse des Verantwortlichen an der Datenverarbeitung überwiegen. Unser Interesse liegt im Anbieten und Gewährleisten der Funktionalitäten der Website.

Für die Verwendung anderer, nicht erforderlicher Cookies holen wir gegebenenfalls Ihre Zustimmung ein. Die Datenverarbeitung erfolgt dann auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits durchgeführten Datenverarbeitungen bleibt von dem Widerruf unberührt.

2.5 Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann insbesondere der Fall sein zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, insbesondere auch bei Support-Anfragen, um im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen Sachverhalte nachvollziehen und belegen zu können, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten, zur Werbung für andere Produkte von uns oder unserer Kooperationspartner.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an den vorstehend aufgeführten Datenverarbeitungen.

2.6 Datenverarbeitung zu Werbezwecken

Wir nutzen die von Ihnen zur Verfügung Daten, um Ihnen Empfehlungen und Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen per Post zuzusenden.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Unser Interesse ist wirtschaftlich und liegt in der Bewerbung und dem Verkauf unserer Produkte und Dienstleistungen.

Darüber hinaus nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für den Versand von Informationen zu Produkten und Dienstleistungen unserer Unternehmensgruppe per E-Mail, wenn Sie bereits Produkte oder Dienstleistungen von uns bezogen haben. Diese Empfehlungen erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen Newsletter abonniert haben. Wir wollen Ihnen auf diese Weise Informationen über ähnliche Produkte und Dienstleistungen aus unserem Angebot zukommen lassen, die Sie auf Grundlage Ihrer letzten Einkäufe/Bestellungen bei uns interessieren könnten. Dabei richten wir uns streng nach den gesetzlichen Vorgaben.

Sofern Sie keine Empfehlungen zu Produkten oder Dienstleistungen oder insgesamt keine werbliche Ansprache mehr von uns erhalten wollen, können Sie dem jederzeit widersprechen. Eine Mitteilung in Textform an unsere genannten Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Fax, Brief) reicht hierfür aus.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Unser Interesse ist wirtschaftlich und liegt in der Bewerbung und dem Verkauf unserer Produkte und Dienstleistungen.

2.7 Sonstige Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung

Es kann zudem vorkommen, dass wir für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ihnen Ihre Einwilligung erbitten. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgt auf freiwilliger Basis und bei Nichteinwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile.

Die Datenverarbeitung erfolgt sodann auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung an uns. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

2.8 Log-Dateien

Bei jedem Zugriff auf unsere Websites werden Nutzungsdaten durch den jeweiligen Internetbrowser übermittelt und in Protokolldateien, den sogenannten Server-Logfiles, gespeichert. Die dabei gespeicherten Datensätze enthalten die folgenden Daten: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Uhrzeit der Serveranfrage, gekürzte IP-Adresse.

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.

2.9 Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten). Zudem kann es vorkommen, dass wir eine Kopie Ihres Ausweises speichern, um Ihre Identität nachzuweisen und den Vorschriften des GWG nachzukommen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

3. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Vertrags- und Kommunikationsdaten werden zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Kommunikation oder zur Durchführung des Auftrags oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen an die zuständige Stelle und die zuständigen Mitarbeiter innerhalb unseres Unternehmens weitergeleitet.

Sofern es zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Versendung und Auslieferung von Produkten erforderlich ist, erfolgt eine Datenweitergabe an Partnerunternehmen, welche zur Unterstützung der Vertragsabwicklung beauftragt worden sind. Unsere Partner verpflichten sich zur Einhaltung und Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Unseren Partnern ist es zudem nicht gestattet, die Daten anderweitig als zur Vertragsabwicklung zu verwenden.

Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

An Dritte, die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (sog. Verantwortliche, vgl. Art. 4 Abs. 7 DSGVO), wie Post- und Zustelldienste, Hausbank, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer oder Behörden geben wir personenbezogene Daten im Rahmen der rechtlichen Zulässigkeit und Erforderlichkeit weiter.

Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen Dritter in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung eingehalten. Dienstleister die uns bei der Erbringung unserer Leistung Ihnen gegenüber unterstützen, sind Hosting-Provider, E-Mail-Dienstprovider, IT-Dienstleiste, SaaS-Anbieter sowie Lohnabrechnungsdienstleister.

4. Dauer der Datenspeicherung

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn vollen Jahren. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

5. Datensicherheit

Ihre persönlichen Daten werden bei uns sicher durch Verschlüsselung übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Des Weiteren sichern wir unsere Webseiten und sonstige Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen.

6. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Beschwerderecht).


Stand: 17.12.2020